DeBray ICT Diensten gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. In dit privacybeleid lees je welke gegevens we verwerken, waarom we dat doen en welke rechten je hebt.
1. Wie is verantwoordelijk?
DeBray ICT Diensten is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via deze website en bij het uitvoeren van opdrachten. De actuele bedrijfsgegevens, waaronder het KVK-nummer en BTW-id, staan in de footer van deze website.
Voor vragen over privacy kun je contact opnemen via info@debrayictdiensten.nl.
2. Welke persoonsgegevens verwerken we?
Afhankelijk van je contact of opdracht kunnen we de volgende gegevens verwerken:
- naam en bedrijfsnaam;
- e-mailadres en telefoonnummer;
- adres- en factuurgegevens;
- informatie die je zelf in een contact-, offerte- of intakeformulier invult;
- informatie die je zelf invoert in de AI-chatbot;
- inhoud van e-mails en andere correspondentie;
- technische gegevens zoals IP-adres, browser, apparaat en tijdstip van bezoek;
- gegevens die nodig zijn voor de uitvoering, administratie en facturering van een opdracht.
3. Waarom verwerken we deze gegevens?
- om vragen en aanvragen te beantwoorden;
- om vragen via de AI-chatbot automatisch te beantwoorden;
- om offertes op te stellen en afspraken te maken;
- om overeenkomsten en opdrachten uit te voeren;
- om facturen en de administratie te verzorgen;
- om de website veilig en betrouwbaar te laten werken;
- om spam, misbruik en technische problemen te voorkomen;
- om, na toestemming waar nodig, het gebruik van de website te analyseren.
4. Grondslagen
We verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daar een geldige reden voor is. Dit kan zijn: jouw toestemming, de voorbereiding of uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang, zoals beveiliging, administratie en het beantwoorden van zakelijke aanvragen.
5. Contactformulier en spambeveiliging
Wanneer je het contactformulier gebruikt, ontvangen we de ingevulde gegevens per e-mail. Het door de webserver waargenomen IP-adres kan worden gebruikt en in de aanvraagmail worden opgenomen om spam en misbruik te beperken. Deel geen wachtwoorden, inlogcodes of andere gevoelige gegevens via het formulier.
6. AI-chatbot
Op deze website kan een AI-chatbot worden gebruikt om algemene vragen over DeBray ICT Diensten, onze diensten en informatie op deze website te beantwoorden.
Wanneer je de chatbot gebruikt, wordt de tekst die je zelf invoert verwerkt om een automatisch antwoord te kunnen genereren. Deel daarom geen wachtwoorden, inlogcodes, medische gegevens, financiële gegevens of andere gevoelige persoonsgegevens via de chatbot.
Voor het genereren van antwoorden maken we gebruik van een externe AI-dienst. De ingevoerde tekst en technische informatie die noodzakelijk is om de aanvraag veilig te verwerken, kunnen daarvoor aan deze dienst worden doorgegeven. We beperken deze doorgifte tot wat nodig is om de chatbot te laten functioneren en misbruik te voorkomen.
De chatbot is bedoeld als informatiehulpmiddel. Antwoorden worden automatisch gegenereerd en kunnen onvolledig of onjuist zijn. De chatbot kan daarom geen bindende offertes, definitieve prijzen, afspraken, garanties of voorwaarden verstrekken. Neem voor belangrijke of specifieke vragen rechtstreeks contact op met DeBray ICT Diensten.
Chatgesprekken worden niet standaard gebruikt als permanent klantdossier. Technische gegevens kunnen tijdelijk worden verwerkt om de chatbot te beveiligen, rate limiting toe te passen en spam of misbruik te voorkomen.
Wanneer de chatbot een vraag niet betrouwbaar kan beantwoorden, kan worden verwezen naar de contactmogelijkheden van DeBray ICT Diensten.
7. Bewaartermijnen
We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Zakelijke en fiscale gegevens bewaren we zolang de wet dit verplicht. Aanvragen die niet tot een opdracht leiden, worden verwijderd wanneer ze niet meer nodig zijn. Beveiligingsgegevens en tijdelijke technische logs worden zo kort mogelijk bewaard.
8. Delen met andere partijen
We verkopen persoonsgegevens niet. Gegevens worden alleen gedeeld wanneer dit nodig is voor de dienstverlening, om te voldoen aan een wettelijke verplichting of wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven. Denk bijvoorbeeld aan hosting-, e-mail-, boekhoud-, back-up-, beveiligings-, analyse- of AI-diensten. Waar nodig worden afspraken gemaakt over een zorgvuldige verwerking.
9. Diensten buiten de Europese Economische Ruimte
Sommige externe diensten kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Dit kan ook gelden voor diensten die worden gebruikt voor de AI-chatbot. In dat geval kiezen we waar mogelijk voor partijen die passende waarborgen bieden en beperken we de doorgifte tot wat noodzakelijk is.
10. Beveiliging
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Voor de AI-chatbot worden onder andere technische beperkingen gebruikt om spam en geautomatiseerd misbruik tegen te gaan. Geen enkele methode is volledig foutloos. Ontdek je een mogelijk beveiligingsprobleem, meld dit dan via het bovenstaande e-mailadres.
11. Jouw rechten
Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van je persoonsgegevens. Ook kun je bezwaar maken tegen een verwerking of eerder gegeven toestemming intrekken. We kunnen vragen om aanvullende informatie om je identiteit te controleren. Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
12. Cookies
Meer informatie over cookies, statistieken en het wijzigen van voorkeuren staat in ons cookiebeleid.
13. Wijzigingen
Dit privacybeleid kan worden aangepast wanneer de website, dienstverlening, gebruikte externe diensten of wetgeving verandert. De nieuwste versie staat altijd op deze pagina.